Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 2. Januar 2006

Viel Glück und Erfolg im neuen Jahr!

Liebe Leserin, lieber Leser,

nun ist es also da, das neue Jahr, für das wir Ihnen und Ihren Lieben Glück und Gesundheit wünschen!

Da wir – wie Sie – auch nicht wissen, was es bringen wird, fangen wir es erst einmal mit positiven Gedanken und vollem Elan an: "Wenn ein Jahr nicht leer verlaufen soll, muss man beizeiten damit anfangen (Goethe)". Und welches Datum wäre da geeigneter als der 2. Januar?

Wir werden Sie auch dieses Jahr wieder gern begleiten!

Mit herzlichen Grüßen

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

"Senden-Schaltfläche" in Outlook verschwunden? Keine Panik!

Dass Software der Ort ist, an der die Anwender die meisten Fehler machen können, ist bekannt. Aber auch die Fehler der Programmierer sind nicht zu verachten, denken Sie nur an meinen "Lieblingsfehler" mit der Meldung "Unbekannter Fehler" ...

Da kommt es gerade recht, dass Anwender (in letzter Zeit vermehrt) davon berichten, dass die Symbolleiste nicht mehr funktioniert oder/und die Schaltfläche zum Senden nicht mehr verfügbar ist.

Hier gibt es einen einfachen Workaround (keine Übersetzung von "Herumbasteln"): Löschen Sie die Datei OUTCMD.DAT, in der die Einstellungen zur Symbolleiste gespeichert sind. Damit wird die Standardeinstellung wiederhergestellt.

Sie finden diese Datei in diesem Ordner:

• Windows 98/Me: Windows\ Anwendungsdaten\ Microsoft\ Outlook
• Windows NT 4.0: Winnt\ Profiles\ Name\ Anwendungsdaten\ Microsoft\ Outlook
• Windows 2000/XP/2003: Dokumente und Einstellungen\ Name\ Anwendungsdaten\ Microsoft\ Outlook

So löschen Sie Elemente in Outlook richtig

Gehören Sie auch zu den Anwendern, die den Ordner Gelöschte Objekte als eine Art "Sammelordner für allerlei Wichtiges und Unwichtiges" benutzen? Tun Sie es nicht!

Wenn Sie eine E-Mail oder einen Termin endgültig löschen möchten, betätigen Sie [Shift]+[Entf]. Das Element wird unwiderruflich gelöscht und erscheint auch nicht mehr im Ordner Gelöschte Objekte.

Der Vorteil: Eine E-Mail wird auch bei geleertem Papierkorb weiterhin in der Datenbank von Outlook geführt und erst beim Komprimieren der PST-Datei entfernt.

Daher sorgt das sofortige Löschen ohne Papierkorb für eine schlankere Datendatei (oder, wenn Sie mit dem Exchange Server arbeiten, für einen nicht so vollen Server).

Outlook wird es Ihnen auf Dauer mit mehr Stabilität danken!

Übrigens: In der nächsten Ausgabe von "Outlook optimal nutzen!" stellen wir ein kostenloses Tool vor, mit dem Sie mit wenigen Mausklicks in Outlook gelöschte Elemente wiederherstellen können – auch wenn sich diese nicht mehr im Ordner "Gelöschte Objekte" befinden!

Wussten Sie schon ...

... dass

• ... Outlook beim Programmstart zirka 4.000 Dateizugriffe durchführt und dabei etwa 50.000 Zugriffe auf die Registrierungsdatenbank durchführt?
• ... Outlook etwa 100 E-Mail Konten in einem Profil verwalten kann?
• ... Outlook eine Mail an bis zu 500 Empfänger im AN-Feld schicken kann?
• ... Ihre E-Mails dann sicher vom Provider wegen Spam-Verdacht ausgefiltert werden?
• ... Outlook bis zu 16.384 Ordner verwalten kann und diese Ordner maximal 65.536 Elemente enthalten dürfen (aber auf keinen Fall sollten)?
• ... die PST-Datei in Outlook 97 bis 2002 bis zu 2 Gigabyte Daten speichern kann?
• ... Outlook schon bei wesentlich kleinerer Datenbank Probleme bereitet?
• ... die PST-Datei von Outlook 2003 über 20 Gigabyte groß werden kann?
• ... Sie das am besten nicht bis zum Schluss ausreizen sollten?

Beim Verfassen von E-Mails mit den Vorlagen viel Zeit sparen !

Viele E-Mails, die wir täglich verfassen, ähneln einander sehr (oder sind schlicht textlich identisch). Doch leider haben viele Anwender die Vorlagen von Outlook noch nicht für sich entdeckt.

Dabei ist es so einfach: Sie erstellen das Element mit allen wiederkehrenden Elementen und speichern es mit "Datei > Speichern unter" als "Outlook-Vorlage" mit dem Dateityp "OFT" ab.

Doch leider ist auch dies noch nicht so einfach, wie viele es gern hätten. Und darum haben wir ein Makro erstellt, das dies für Sie tut:

• Eine bereits erstellte E-Mail wird mit wenigen Mausklicks zur Vorlage erklärt.
• Und wenn Sie eine E-Mail verfassen möchten, können Sie diese mit einem einzigen Mausklick auswählen.
• Eine eigene Vorschau macht auch noch die Formatierung leichter.

Als Leser von "Outlook optimal nutzen!" sollten Sie sich die Ausgabe 2/2006 genau anschauen. Das Makro ist in wenigen Minuten installiert!

Und wenn Sie noch nicht Leser sind: Das ist hier Ihr

Zeitsparklick!

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