Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Word, Ausgabe vom 31. Mai 2005

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

neue Gesetze und Verordnungen sorgen immer wieder dafür, dass Sie Ihren Arbeitsalltag neu organisieren müssen. So sind zum Beispiel seit 2004 fortlaufende Rechnungsnummern eine der verpflichtenden Angaben auf Rechnungen. Wenn Sie als Einzelunternehmer oder Freiberufler Ihre Rechnungen in Word erstellen, dann erhalten Sie mit "ReNo" einen echte Arbeitserleichterung. Das kleine, kostenlose Tool des Autors Timo Göbel fügt auf Tastendruck die fortlaufende Rechnungsnummer in Word ein. Sie finden das pfiffige Tool auf folgender Internet-Seite:

http://www.tigo-it.de

Viel Spaß beim Lesen der aktuellen Ausgabe wünscht Ihnen

Petra B. Körber

Chefredakteurin WORD professionell

So speichern Sie Ihre persönlichen AutoForm-Standardeinstellungen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie in Ihren Dokumenten regelmäßig AutoFormen verwenden, haben Sie sich sicherlich auch schon darüber geärgert, dass Sie zum Beispiel für jeden neu eingefügten Pfeil die Füllfarbe auf "Rot", die Liniendicke auf "2 pt" und den Schatten auf "Schattenart 14" einstellen müssen.

Zwar können Sie mit einem Rechtsklick auf eine AutoForm und Anwahl des Eintrags "Als Standard für AutoForm" festlegen im Kontextmenü die aktuellen Einstellungen für neue AutoFormen als Vorgabe definieren, diese Anweisung gilt aber immer nur für die aktuelle Word-Sitzung. Sobald Sie Word einmal beendet haben und wieder neu starten, müssen Sie die gewünschten Vorgaben erneut einstellen.

Dabei speichert Word die Vorgaben für AutoForm-Elemente in der jeweiligen Vorlage. Wenn Sie also beispielsweise in technischen Dokumentationen, die auf einer Vorlage "TechDocs.dot" basieren, generell rote Pfeile mit "Schattenart 14" verwenden, können Sie diese Vorgaben wie folgt fest speichern:

1. Rufen Sie das Menü "Extras-Optionen" auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Speicherort für Dateien" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Dateiablage" (Word 97).
2. Doppelklicken Sie auf den Eintrag "Benutzervorlagen" und notieren Sie den angegebenen Pfad zu Ihrem Vorlagenordner – dort speichert Word alle DOT-Dateien.
3. Schließen Sie das Dialogfenster und rufen Sie das Menü "Datei-Öffnen" auf.
4. Wechseln Sie in das Vorlagen-Verzeichnis und öffnen Sie die betreffende Vorlage, im Beispiel die Vorlage "TechDocs.dot".
5. Lassen Sie die Zeichnen-Symbolleiste anzeigen und fügen Sie eine beliebige AutoForm, zum Beispiel einen Pfeil, ein. Weisen Sie ihm die gewünschten Formatierungen zu.
6. Klicken Sie abschließend mit der rechten Maustaste auf die AutoForm und wählen Sie das Kontextmenü "Als Standard für AutoForm festlegen".
7. Speichern Sie die Änderungen, löschen Sie das eingefügte Element und sichern Sie die Änderungen nochmals. Diese anscheinend unnötige "doppelte" Speicherung erfolgt vorsichtshalber, weil Word die Vorgaben nach dem Löschen des Elements ohne vorherige Speicherung teilweise nicht korrekt festhält.

In Zukunft werden nun in allen Dokumenten, die auf der angepassten Vorlage basieren, die AutoFormen mit den soeben vorgenommenen und festgehaltenen Einstellungen eingefügt.

Wenn Sie keine speziellen Vorlagen einsetzen, sondern über "Datei-Neu" immer ein neues, leeres Dokument wählen, können Sie die Vorgaben wie zuvor erläutert ebenfalls ändern. Nehmen Sie dazu die Anpassungen an der globalen Vorlage "Normal.dot" vor.

So blenden Sie QuickInfos für beliebige Fachbegriffe ein

Versionen: Word 2000, 2002 und 2003

Aus der Hilfefunktion sind Sie es gewohnt, dass Fachbegriffe farblich hervorgehoben werden. Ein Mausklick zeigt dann ein Popup-Fenster mit Erläuterungen an. Eine solche Funktion wäre beispielsweise in technischen Dokumentationen hilfreich, die Sie mit Word erstellen und an Kunden weitergeben. Word stellt eine solche Funktion zwar nicht direkt zur Verfügung, aber mit einem kleinen Trick können Sie erläuternde QuickInfos zu beliebigen Begriffen anzeigen.

Grundlage dieser Technik ist die Hyperlink-Funktion von Word, die wir für unsere Zwecke etwas anders nutzen als vorgesehen: Wenn der Mauszeiger über einen normalen Hyperlink bewegt wird, zeigt Word Hinweise zu dem Link an. Anstelle dieses Hinweises lassen Sie nun einfach einen eigenen Text anzeigen, der einen Begriff erläutert. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Markieren Sie das Wort, zu dem Erläuterungen als QuickInfo angezeigt werden sollen. Beispielsweise ein Wort wie "Firewall".
2. Wählen Sie das Menü "Einfügen-Textmarke", geben Sie als Namen zum Beispiel "QIFirewall" ein und klicken Sie auf "Hinzufügen".
3. Wählen Sie das Menü "Einfügen-Hyperlink".
4. Klicken Sie dann auf das Symbol "Im aktuellen Dokument" und wählen Sie die soeben eingefügte Textmarke aus.
5. Klicken Sie auf "QuickInfo", geben Sie die gewünschte Erläuterung ein und bestätigen Sie mit "Ok".
6. Klicken Sie noch einmal auf "Ok", um den Hyperlink im Dokument anzulegen.

Das markierte Wort wird nun im Dokument farblich hervorgehoben und unterstrichen dargestellt. Bewegt der Anwender den Mauszeiger darüber, verwandelt sich dieser in eine Hand und die QuickInfo mit den Erläuterungen wird wie gewünscht angezeigt. Beim Anklicken des Hyperlinks passiert nichts, weil er über die Textmarke sozusagen auf sich selbst verweist.

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