Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 28. Februar 2006

Herzlich willkommen zu Ihren Excel Secrets!

Liebe Leserin, lieber Leser,

vor ein paar Tagen habe ich mir bei Microsoft in München angeschaut, was bei der neuen Excel- und Office-Version auf uns Excel-Anwender zukommt.

"Office 2007" wird das neue Programmpaket heissen – "Excel 2007" wird ein Teil davon sein (aber wie bisher auch als Einzelprodukt verkauft).

Neues Office 2007: Flut von Programmen und Paketen

Statt bisher sechs Office-Paketen wird es künftig ein Paket mehr geben: "Office Enterprise 2007".

Auch in der Zusammenstellung der Office-Pakete tut sich viel. Insgesamt werden 15 neue Einzelanwendungen und fünf neue Server-Versionen eingeführt. Ergänzt werden diese immerhin schon 20 Programme um drei neue Office-Services für Datenaustausch und Zusammenarbeit.

Für kleine Unternehmen und Privatkunden bleibt aber im Prinzip alles beim Alten: "Office Basic 2007" bietet Excel, Word und Outlook. "Office Standard 2007" ergänzt PowerPoint zu diesem Paket. Mit "Office Professional 2007" fügt Microsoft dann noch Access und Publisher hinzu.

Das neue Excel 2007 enthält viele wirklich hilfreiche neue Funktionen. Aus meiner Sicht ist den Entwicklern wieder ein wesentlicher Entwicklungsschritt gelungen – markierten doch die Versionswechsel von 2000 auf XP und von XP auf 2003 eher kleine Schritte.

Für Ihre Excel-Secrets bleibt aber alles wie gewohnt: Ich lieferen Ihnen weiter die Tipps und Tricks, die Sie in allen letzten Excel-Versionen einsetzen können!

Ich hoffe, dass Ihnen die kleinen Kniffe und Wege auch diesmal wieder eine Hilfe sind!

Mit freundlichem Gruß Ihr Martin Althaus

Chefredakteur

Der Excel-Berater

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Mein Excel-Trainer

P.S. Die nächste Ausgabe Ihrer Excel-Secrets erscheint am 14.03.2006 – zuvor werde ich mich auf der CeBIT umschauen und Ihnen berichten, was es dort im Excel-Umfeld zu berichten gibt.

Zahlen schnell in Zeiten umwandeln

Wenn Sie in einem Ihrer Arbeitsblätter Zeitangaben verwenden, die ohne Doppelpunkt eingegeben sind, können Sie diese mit einer Formel in korrekte Zeitangaben umwandeln.

Über eine Formel können Sie Zeiten, die ohne Doppelpunkt eingegeben wurden in korrekt dargestellte Zeiten umwandeln. Sie brauchen die Zellen dann nur noch als Zeitformat "13:30:55" zu formatieren und erhalten ein befriedigendes Ergebnis. Die Formel lautet:

=WERT(LINKS(A2;LÄNGE(A2)-4) & ":"&TEIL(A2;LÄNGE(A2)-3;2) & ":"&RECHTS(A2;2))

Die Formel wandelt den Wert in Zelle A2 in eine gültige Uhrzeit um. Dabei werden die ersten beiden Ziffern als Stunden, die mittleren beiden als Minuten und die letzten beiden als Sekunden interpretiert.

Wie Sie sehen, darf es sich bei der an die Formel übergebene Zahl nicht um eine beliebige Zahl handeln. Sie muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, sonst wird der Fehlerwert #WERT geliefert:

1. Sie muss positiv sein.
2. Sie muss genau fünf oder sechs Stellen besitzen.
3. Sie darf kein Komma enthalten.
4. Die ersten beiden (Sekunden) und die zweiten beiden Stellen von rechts (Minuten) müssen jeweils kleiner oder gleich sechzig sein.
5. Die eine bzw. zwei Stellen links müssen kleiner gleich 24 (Stunden) sein.

Die genannten Punkte sind für Uhrzeiten völlig logische Einschränkungen.

Erstes Zeichen jedes Wortes in Großbuchstaben umwandeln

Wenn in einer Tabelle Texte auftreten, bei denen Sie immer das erste Zeichen eines Wortes in Großbuchstaben ausgeben möchten, können Sie dazu die Funktion GROSS2 verwenden.

Sie finden die Funktion GROSS2 im Funktions-Assistenten in der Kategorie "Text". Als Argument übergeben Sie der Funktion den umzuwandelnden Text direkt, als Bezug oder als Formel, die einen Text liefert.

Die Funktion wandelt dann beispielweise den Text "mein" in "Mein" um. Hier ist die Formel, wie Sie sie anwenden müssen, wenn Sie den ersten Buchstaben des Textes in Zelle A1 so umwandeln möchten, dass er mit einem Großbuchstaben beginnt:

=GROSS2(A1)

Zellen mit einer bestimmten Zeichenfolge zählen

Angenommen, Sie verwenden eine Liste mit Telefonnumern, und möchten zählen, wie viele der Nummern aus einer bestimmten Region kommen. Sie möchten z.B. zählen wie viele der Vorwahlen mit einer bestimmten Zahlenkombination beginnen (z.B. 023 oder 08).

Gesuchte Datzensätze zählen

Über eine Matrixformel überprüfen Sie einen Zellbereich und zählen die Zellen, in denen eine bestimmte Zeichenkette vorkommt.

Die Matrixformel ist folgendermaßen aufgebaut:

=SUMME(WENN(TEIL(<Bereich> ;<Anfang>;<Ende>)="<Zeichekette>" ;1;0))

<Bereich> legt die Zellen fest, die Sie überprüfen möchten. Mit <Anfang> und <Ende> bestimmen Sie, an welcher Position sich die <Zeichenkette> befinden soll.

Mit der folgenden Eingabe zählen Sie zum Beispiel wie viele Zellen im Bereich A1:A10 mit der Zeichenkette "023" beginnen:

=SUMME(WENN(TEIL(A1:A10;1;3)="023" ;1;0))

Beachten Sie bei der Eingabe der Formel, daß es sich um eine Matrixformel handelt. Matrixformeln erkennen Sie an den geschweiften Klammern, mit denen Excel sie automatisch einrahmt. Sie dürfen diese Klammern aber nicht mit eingeben!

Im Gegensatz zu den normalen Formeln, die nur mit ENTER beendet werden, müssen Sie Matrix-Formeln mit STRG SHIFT ENTER abschließen. Hinweis: mit SHIFT ist die Taste gemeint, die Sie gemeinsam mit einer Buchstabentaste drücken müssen, um einen Großbuchstaben zu erzeugen.

Bei neuer Excel-Versionen erkennt Excel auch ohne die Tastenkombination, dass es sich um eine Matrixformel handelt. Aus Kompatibilitätsgründen sollten Sie Matrixformeln aber dennoch immer mit STRG SHIFT ENTER bestätigen.

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