Zeitfresser Nummer 1: Die elektronische Post

Von Dr. Giesbert Damaschke, München

Liebe Leser,

immer, wenn es um das Thema Wie erledige ich meine Aufgaben in einem angemessene Zeitrahmen, ohne mich im permanenten Stress zu befinden und doch nur die Hälfte zu schaffen?, also um Arbeitsorganisation geht, fällt das Wort vom "Zeitfresser" oder noch martialischer vom "Zeitkiller".

Zeitfresser haben viele Gesichter

Gemeint sind damit die vielen Kleinigkeiten, die einen von der Erledigung der eigentlichen Arbeit abhalten.

Das sind zum Beispiel die lieben Kollegen, die einfach so ins Zimmer stürzen, um einen kleinen Plausch zu halten oder die ein kleines Problem haben.

Das ist das Telefon, das garantiert immer dann klingelt, wenn man sich besonders konzentrieren muss.

Das kann aber auch ein unaufgeräumter Schreibtisch sein, dessen chaotisches Durcheinander nicht nur das Gefühl der permanenten Überforderung vermittelt und sich damit hemmend und kontraproduktiv auswirkt. Sondern bei dem der durcheinander gewürfelte Kleinkram obendrein vielfältige Anlässe bietet, sich vor den Mühen der zu erledigenden Arbeit zu drücken: Bevor man sich seinen eigentlichen Aufgaben widmet, liest man rasch diesen Zeitungsausriss, der einem da ins Auge gefallen ist, löst kurz das Kreuzworträtsel, guckt den Post-it-Wust durch und so weiter und so fort.

Der Zeitkiller Nummer 1 ist für mich allerdings die elektronische Post geworden – und das ist ein wenig fatal, denn der Fortbestand meiner kleinen Textmanufaktur hängt im entscheidenden Maße davon ab, dass ich schnell und unkompliziert per E-Mail zu erreichen bin.

Doch das ändert nichts daran, dass ich mich in zunehmendem Maße von meiner E-Mail gestört fühle. Oder, wohl genauer: ich bin ein zu schwacher Mensch, als dass ich den Ablenkungsverlockungen der elektronischen Post wirkungsvoll widerstehen könnte.

Das Zeitgefühl trügt immer

Mal ist es eine interessante Diskussion in einer Mailingliste, bei der ich mich mit einem Beitrag beteilige,  mal schickt mir ein Leser eine kleine Frage, die ich beantworte, mal fragt mich ein Kollege um Rat, mal weist mich jemand auf eine interessante Webseite hin – und so weiter und so fort. Jede dieser zahlreichen kleinen Unterbrechungen ist für sich genommen harmlos, in der Masse jedoch werden sie zu einem echten Zeitfresser, der ganze Stunden vernichtet. Ganz gleich, ob ich E-Mails nur lese oder auch selbst welche schreibe – immer ist es so, dass die Beschäftigung mit der elektronischen Post ganz erheblich mehr Zeit fordert, als ich gedacht habe.

Bei fast jeder Mail, die ich "mal rasch zwischendurch" schreibe, werden aus den geschätzten ein, zwei mit unschöner Zuverlässigkeit zehn bis 15 Minuten – oder sogar mehr. Mitunter merke ich beim Schreiben, dass mir der ein oder oder andere Punkt gar nicht so klar ist, wie ich dachte und dass ich selbst erstmal nachschlagen und mich schlau machen muss – und schon wachsen die wenigen Minuten, die ich zur Erledigung der Mail veranschlagt hatte, auf halbe oder gar ganze Stunden an.

Nimmt man noch hinzu, dass ich mich nach jeder Unterbrechung erst wieder in meine Arbeit zurückfinden muss und dass ich dabei Dinge, die ich vor der Unterbrechung erledigt hatte, noch einmal kurz überprüfe oder wiederhole, "um wieder rein zu kommen", dann sorgen die kleinen E-Mail-Unterbrechungen nicht nur dafür, dass ich Zeit von meinen eigentlichen Aufgaben abziehe, sondern dass die verbleibende Zeit zu allem Überfluss auch noch ineffizient genutzt wird.

Produktiver ohne Mail?

Mein einziger Trost ist, dass es nicht nur mir so geht. Kürzlich unterhielt ich mich mit einem Kollegen über diese spezielle Variante des Mailproblems und er erzählte mir, wie er da vor ein paar Tagen ganz überrascht war, wieviel Dinge er an dem Tag erledigt hatte – bis ihm auffiel, dass er vergessen hatte, sein Mailprogramm zu starten. Er hatte den ganzen Tag ohne E-Mail verbracht. Und der Clou: Er war an diesem Tag nicht nur ungeahnt produktiv – er hat die fehlenden Mails überhaupt nicht vermisst.

Daran sollte ich mir vielleicht ein Beispiel nehmen.

Der Selbstversuch

Natürlich kann die Lösung nicht darin bestehen, das Kind mit dem Bade auszuschütten und auf E-Mail überhaupt zu verzichten. Dafür ist die elektronische Post ein viel zu wichtiges Arbeits- und Kommunikationsmittel.

Aber ist es zum Beispiel wirklich notwendig, dass mein Mailprogramm alle 60 Sekunden nach neuer Post sucht? Würde es nicht auch reichen, wenn es nur alle zehn Minuten einen Blick ins Postfach wirft - oder gar nur alle zwei, drei Stunden?

Und ist es wirklich erforderlich, dass ich auf E-Mails zeitnah reagiere, womöglich alles andere dafür stehen und liegen lasse? Würde es nicht auch reichen, sich ein, zwei feste Termine am Tag zur Erledigung der Post frei zu halten?

Um das Problem in den Griff zu bekommen, werde ich in der nächsten Zeit versuchen, mein E-Mail-Verhalten zu kontrollieren bzw. zu verändern. Sobald ich genügend Erfahrung gesammelt habe, werde ich Sie über das Ergebnis dieses Selbstversuches natürlich informieren.

Ihr

Dr. Giesbert Damaschke, München

Aus der Gerüchteküche: Apple will in den Mobilfunkmarkt

Laut einem Bericht der Wirtschaftswoche verhandelt Apple derzeit mit verschiedenen asiatischen Unternehmen über die Produktion eines Apple-Mobiltelefons. Einen (nahe liegenden) Produktnamen soll es auch schon geben: "iPhone".

Spekuliert wird über ein solches Gerät seit längerer Zeit, Ende letzten Jahres kochte die Gerüchteküche wieder hoch, man sprach von einem Apple Smartphone. Doch bislang beschränkte sich Apples offizielles Engagement darauf, die iTunes-Software für Motorola zu lizensieren. Das bisherige Ergebnis – das Rokr-Handy – erwies sich jedoch als kommerzieller Flop.

Sollte das iPhone tatsächlich auf den Markt kommen, so dürfte es sich dabei nach Vermutung von Brancheninsidern um ein Multimedia-Handy mit iTunes-Software handeln.

Noch ist ein solches Gerät nicht mehr als ein hartnäckiges Gerücht, doch die Analysten spekulieren bereits weiter. Sollte Apple ein eigenes Handy auf den Markt bringen – warum sollte das Unternehmen dann dabei stehen bleiben?

Der nächste logische Schritt wäre es, wenn Apple gleichzeitig zum Mobilfunkanbieter werden würde und so die digitale Versorgungskette vom iTunes-Store zum Verbraucher vollständig kontrollieren könnte.

Technologie-Wettbewerb: Ministerium fördert sichere mobile Anwendungen

Unter dem Namen "SimoBIT" hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) einen Technologiewettbewerb gestartet. Gesucht werden " Sichere Anwendung der mobilen Informationstechnik zur Wertschöpfungssteigerung in Wirtschaft und Verwaltung". Insgesamt stehen bis zu 20 Millionen Euro zur Verfügung, mit denen zwischen fünf und zehn Projekte gefördert werden sollen.

Ziel dieser Aktion ist die gezielte Förderung mobiler Anwendung für den Mittelstand und in der Verwaltung. Denn hier, so Bundeswirtschaftsminister Glos, werden die Möglichkeiten mobiler Anwendungen nur zögerlich ausgenutzt. Als eines der Hemmnisse hat der Minister Sicherheitsbedenken ausgemacht, weshalb bei dem Wettbewerb besonderer Wert auf die Sicherheitsfragen gelegt wird.

Projektskizzen können ab sofort bis zum 31. August 2006 eingereicht werden.

Detaillierte Informationen finden sich auf der Website des Projekts unter www.simobit.de/.