Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 17. Oktober 2005

Mit Textbausteinen schneller E-Mails schreiben

Liebe Leserin, lieber Leser,

Hand auf's Herz: Wann haben Sie das letzte Mal in einer E-Mail einen Textbaustein benutzt? Oder schreiben Sie das Wort "Vorstandsberichtsvorlage" auch jedes Mal aus?

Wenn Sie jetzt meinen, dass Textbausteine mit Word etwas zu tun haben und nicht mit Outlook, so stimmt das nur zum Teil.

Denn wenn Sie in Outlook Word als Editor benutzen (was inzwischen alles andere als unsicher und unstabil ist!), stehen Ihnen alle Werkzeuge der modernen Textverarbeitung zur Verfügung – sogar Makros können ablaufen.

Sie werden sagen: Das geht nicht, denn der Menüpunkt "Extras > Makro" hat keine anwählbaren Menüpunkte.

Hat er nicht, das stimmt. Aber die optimale Nutzung einer Software hat auch etwas mit Phantasie zu tun. Und da unser Werk "Outlook optimal nutzen!" heißt, haben wir uns für die nächste Ausgabe vorgenommen, das Thema

"Und es geht doch: Word-Makros in E-Mails"

so richtig als Beitrag aufzubereiten. Damit Sie als Leser von "Outlook optimal nutzen!" die wiederkehrenden Arbeiten auch in E-Mails auf Knopfdruck erledigen können.

Und wenn Sie nicht Leser sind, sollten Sie diesen Newsletter genau lesen. Sie haben wieder mal mehrere Chancen, es zu werden :-)

Ich wünsche Ihnen eine gute Woche!

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

Der Kampf gegen Spam zeigt in den USA erste Wirkungen!

Die gute Nachricht zuerst: Der Kampf gegen Spam, den die Behörden in den USA gegen die Versender von Spam ausgerufen haben, zeigt erste Wirkung:

Sophos, ein renommierter Hersteller von Security-Software hat festgestellt, dass zwischen April und September noch rund 26 % der Spam-Mails aus den USA kamen – nach rund 42 % im Vorjahr.

Dies hat auch zu einem – wenn auch leichten – Rückgang der Gesamtzahlen geführt. Denn nun kommen die Spam-Mails eben ("Platz 2" der traurigen Hitparade) aus Südkorea, woher 20 % der Spam-E-Mails kamen (statt 12 % im Vorjahr).

Nun der traurige Teil der Nachricht: Laut Sophos werden mehr als 60 % der Spam-E-Mails über ein Netz von sog. "Zombie-PCs" geschickt, über welche die Hacker durch Trojanerangriffe die Steuerung erhalten.

Während Sie also gerade den neuesten Tatort schauen, versendet ein Spammer aus Südkorea über Ihren PC ein Gutteil seiner "Post".

Der Grund dafür sind die bei kleineren Firmen und Privat-PCs leider immer noch nicht ausreichenden Sicherheitsmaßnahmen.

Sie haben noch keine Firewall? Dann lesen Sie weiter!

Denn wenn Sie keine Firewall haben, haben Sie aber möglicherweise einen alten ausgedienten PC im Keller, den Sie aus nostalgischen Gründen noch nicht auf den Müll entsorgt haben.

Gut so! Denn jetzt brauchen Sie nur noch die bald erscheinende Ausgabe von "Outlook optimal nutzen"! Denn dort beschreiben wir, wie Sie aus diesem PC binnen 10 Minuten eine absolut sichere Firewall gegen die Angriffe der bösen Welt gegen Ihren PC, Ihre Kennwörter, Ihre PINs und TANs, Ihre Privatsphäre ...

Dieser PC bekommt eine zweite Netzwerkkarte und wird mit einer Diskette gestartet, auf der das Betriebssystem (Linux) und die nötigen Einstellungen für Ihre Firewall bereits gemacht sind. Und da das Teil auch keine Festplatte mehr braucht, läuft es auch noch sehr leise ...

Sie wollen das zum Anlass nehmen, "Outlook optimal nutzen!" endlich mal zu testen? Wir freuen uns darauf, auch Ihnen weiterzuhelfen!

Das mit der Firewall interessiert mich!

Keine Probleme mehr mit dem Ausdruck von E-Mails

Wer jemals eine E-Mail mit Outlook ausgedruckt hat, weiß, wovon ich spreche: Probleme über Probleme.

Einmal werden die Anhänge nicht als Symbole gedruckt (bei HTML-Mails nämlich), einmal werden einfach benutzerdefinierte Felder nicht gedruckt.

Und wenn Sie bei einer E-Mail eine schöne Liste der Anhänge wünschen, schaut Herr Gates Sie verständnislos an: Er war ja schon immer gegen Papier im Büro ...

Zu allen bekannten Problemen haben wir immer wieder Lösungen ausgetüftelt (etwa das Öffnen des Formulars und Einbinden des benutzerdefinierten Feldes in den Ausdruck) oder das vorübergehende Umwandeln der HTML-E-Mail in eine RTF-Mail (dann druckt Outlook nämlich die Anhänge).

Doch so schön das auch alles war: Eine Notlösung war das Drucken von E-Mails mit Outlook immer und wird es auch wohl bleiben.

Dabei muss das nicht sein, denn es gibt ein komfortables Tool dafür:

• Sie erstellen mit ein paar Mausklicks eine oder mehrere Vorlagen mit ALLEN Outlook-Feldern, Ihrem Logo und beliebigen Grafiken oder Wasserzeichen.
• Für den Ausdruck wählen Sie eine der Vorlagen aus ...
• ... und drucken, wie Sie es in Word und Konsorten jeden Tag gewohnt sind.
• Eine genaue Liste der Anlagen wird natürlich am Ende der E-Mail ausgedruckt (oder die Anhänge selbst).

Sie finden das wünschenswert? Dachten wir uns. Daher haben wir mit dem Hersteller für unsere Leser auch einen Rabatt von 10 % ausgehandelt. Sie können sich zu dem Tool Informationen abrufen:

Details zum Tool "Outlookprinter"

Wenn Sie bestellen wollen oder eine kostenlose Testversion herunterladen wollen, sollten Sie das unter der folgenden Adresse tun:

Download oder Bestellung

Denn nur dort können Sie mit dem vereinbarten Rabatt bezahlen. Sie müssen nur auf der Bestellseite unten den Gutscheincode "getoutlookprinter" eingeben und haben sofort ein Tool, mit dem Sie alle Probleme beim Drucken von E-Mails mit Outlook mit einem Mal vergessen können ...

Power-Tipp: Projekttermine aus Outlook an das Team verteilen

Sie haben verschiedene Termine für ein Projekt festgelegt und möchten diese nun an alle Beteiligten weiterleiten. Dies funktioniert aber eigentlich nur, wenn Sie jeden Termin einzeln weiterleiten.

Sie können die Termine nicht in einer einzigen E-Mail schicken – außer, Sie verwenden eine Terminserie, die stets am gleichen Tag stattfindet. Schwieriger wird das, wenn die Termine keinem bestimmten Muster folgen.

Doch wenn Sie mit Outlook 2003/XP arbeiten, können Sie das mit folgendem Trick sehr elegant lösen! Nehmen wir an, Sie hätten für ein Projekt 35 Termine für Besprechungen oder externe Meetings geplant:

1. Starten Sie Word (oder den Editor von Windows).
2. Erstellen Sie die erste Zeile mit dem beschreibenden Text: [Projektname] 35
3. Es wird also der beschreibende Text in eckige Klammern gesetzt und die Anzahl der nun folgenden Einträge mit Leertaste dahinter.
4. Tragen Sie jetzt die einzelnen Termine in diesem Muster ein: Projektmeeting,2005/10/12
5. Die Terminbeschreibung wird durch ein Komma (ohne Leerzeichen) vom Datum getrennt. Das Datum geben Sie im Format YYYY/MM/D ein. Das erste Datum in unserem Beispiel ist also der 12.10.2005 (Zusatztipp: In Excel können Sie das mit einem einfachen Format machen lassen!)
6. Tragen Sie auf diese Weise alle Termine ein – und machen Sie bitte keine weiteren Texteinträge!
7. Speichern Sie das Ganze als PROJEKT.HOL ab, wobei Sie in Word bei "Datei > Speichern" unten bei "Dateityp" angeben, dass Sie das Format "Nur Text" benutzen möchten. In Word müssen Sie den Dateinamen unbedingt mit der Erweiterung .HOL angeben, da Word sonst aufgrund des Dateityps .TXT wählt.
8. Nach dem Abspeichern versenden Sie diese Datei mit einer E-Mail an alle Mitglieder des Teams mit der Aufforderung, diese Datei mit einem Doppelklick zu öffnen.
9. Daraufhin öffnet sich beim Empfänger eine Dialogbox, in der er die enthaltenen Termine auswählt.

Warum das alles so schön funktioniert, sehen Sie selbst erst, wenn Sie die Termine auch bei sich eintragen und die letzte Meldung genau anschauen: Die Daten wurden als Feiertage eingetragen!

Der Dateityp .HOL nämlich ist die Datei, in der die Feiertage enthalten sind, die Sie in Outlook integrieren. Doch Outlook ist es schlicht egal, ob es sich um Feiertage oder Tage innerhalb eines Projekts handelt!

Kleiner Nachteil: Die Termine tragen nun automatisch die Kategorie "Feiertag", doch das lässt sich schnell ändern – die Leser von "Outlook optimal nutzen!" können im Beitrag "K 151 Professionell mit Kategorien arbeiten" nachschlagen, wie das mit zwei Mausklicks geht!

Wenn Sie nicht Leser von "Outlook optimal nutzen!" sind, ist das auch nicht schlimm:

Hier können Sie es werden!

Die "Outlook-Secrets" sind nur die Spitze des Eisbergs!

Wie Sie sicher wissen, wird der Newsletter "Outlook-Secrets" von "Outlook optimal nutzen!" gesponsert, dem Berater für Ihren optimalen Einsatz von Outlook, dessen Chefredakteur ich bin.

Unsere selbst gestellte Aufgabe: Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

Wenn Sie sich vorstellen wollen, wie sich das Werk "anfühlt": In Ihrem Newsletter "Outlook-Secrets" finden Sie – und das soll auch so bleiben – immer wieder Tipps, die wir aus unserer Praxis für Ihre Praxis für wichtig halten. In "Outlook optimal nutzen!" finden Sie auf 94 Seiten derartige Tipps, Tricks und Anleitungen.

Wenn Sie mehr wissen wollen oder den Berater kostenlos zum Test anfordern möchten: Wir sind einen Mausklick entfernt:

Testanforderung "Outlook optimal nutzen!"

Machen Sie den Test! Sie werden überrascht sein, was Outlook alles kann und was Sie alles mit Outlook machen können. Und wenn etwas mal nicht klappt: Als Bezieher des Praxis-Handbuchs können Sie die kostenlose Hotline nutzen! Ich helfe Ihnen gern weiter.

Ich darf einen Leser zitieren: "Die zwei Hilfestellungen bei wirklichen Problemen allein waren das Geld für das Abonnement wert! Die wertvollen Tipps und Anleitungen habe ich also kostenlos dazu bekommen."